En vass app till Pålgårdarna för kommunikation och regelefterlevnad
Contents
Client: Pålgård & Söner Kran AB
Av: Inphiz Technologies AB
Kompetenser: Digitalisering av tjänster inom Transport, hamn- & terminalhantering med medarbetarapp och dashboard.
Teknik: Egen Inphiz-app för Android och IOS samt dashboard för dator med integrationtjänster mot ledningssystem i MS Teams och SharePoint samt Azure AD för säkerhet och inloggning.
Kontakt för projektet: cedrik@inphiz.com
Inphiz förenklar arbetsdagen för alla kranförare, åkare och ledningen på Pålgårds. Det som nyss var svårt blev enkelt och lönsamt. Enkel kommunikation till alla och smidig hantering av bl.a. digitala körtillstånd så har arbetet tillsammans blivit roligare .
Om Pålgård & Söner Kran AB
Pålgårds är ett familjeföretag som har en stolt och imponerande historia som sträcker sig nästan 100 år tillbaka i tiden. Idag är det cirka 300 engagerade medarbetare som inom området för Hamn-och terminalhantering tillsammans utför last- och lossningsarbeten med mobila hamnkranar. Pålgårds transportverksamhet erbjuder tjänster för exempelvis skogs- och massindustri, återvinning och biobränslen. Affärsområdet SmoothGrab lastar och lossar säkert känsliga platsade balar/balpaket. Verksamheten bedrivs idag på 20-talet platser över södra och mellersta Sverige samt Baltikum. För att fortsätta utveckla verksamheten och engagera sina medarbetare var Pålgårds ute efter ett digitalt verktyg att förenkla kommunikationen mellan chefer och anställda, hålla ordning på intyg, certifikat och körtillstånd samt automatisera manuella processer.
Utmaning
Pålgårds främsta utmaning låg i svårigheten att kommunicera med rätt information kring exempelvis styrdokument, policys, nyheter, lokala meddelanden i olika skärningar. Dels till alla siter, dels till microgrupper från ledning till medarbetare, men också mellan medarbetare och driftledare. Tidigare användes många olika sätt att kommunicera, allt från SMS och email till whiteboards, Microsoft Teams etc. Att mobiltelefonen var rätt plattform var givit i en organisation där de flesta saknar en dator och har en rörlig arbetsplats. Pålgårds sökte därför ett digitalt, mobiltelefonanpassat kommunikationsverktyg som var lätt att införa och med hög grad av kundanpassning som kunde filtrera bort allt brus som andra tjänster genererar. De lagar och krav som finns inom branschen var Pålgårds angelägna om att digitalisera. Därmed ställdes höga krav på att alla certifikat, intyg och behörigheter skulle följa branschstandard. Detta med automatik, när det ska uppdateras för varje anställd eller underleverantör. Varken Pålgårds nya ledningssystem, eller styrdokument och lokala rutiner i Microsoft Teams, var tidigare tillgängligt i mobiltelefonen. Med Inphizappen ville man att all medarbetare, oavsett plats, alltid och enkelt skulle nå senaste dokumentversion.
" Inphiz enkla onboarding gör att vi kommunicerar från dag 1 och får in de uppgifter vi behöver för att automatisera mot verksamhetens krav"
– Andreas Pålgård, Operation Manager
Regelefterlevnad var en stor utmaning. Pärmar och ett kompletterande system i SharePoint användes tidigare. Detta hanterades i en rad administrativa stabsrutiner till exempel publicering, förnyelse och distribution av medarbetares certifikat, intyg och körtillstånd (flera förarbevis). Även on/off-boarding av nya medarbetare och underleverantörer hanterades av manuella processer. Önskan var att dessa processer digitaliseras för att göra medarbetaren delaktig.
Pålgårds spridda geografi och rörliga medarbetare gjorde dessa, och många andra processer, både tidskrävande och kostsamma.
Att ledning inte, med säkerhet, kunde veta att medarbetare eller underleverantör hade, tex. rätt körtillstånd eller mottagit senaste instruktionen resulterade i att manuella processer för datainsamling och datadistribution blev svårhanterat.
" Inphiz spar tid för administrationen. Vi kan fördela mycket mer ansvar på medarbetaren. Samtidigt som kontrollen och säkerheten ökar mångfalt"
– Magnus Pålgård, Operation Manager.
Lösningen
Valet föll på Inphiz. I nära samarbete med Pålgård och Inphiz har mycket av det arbete som tidigare hanterats manuellt fast digitalt blivit helt digitaliserade flöden och kanaliserar information till alla grupper och öppnar för transparens inom bolaget. Eftersom Inphiz har arbetat med compliance tidigare inom andra branscher så kartlades Pålgårds alla lagar och krav som kunde hanteras i Inphiz för att digitalisera, automatisera samt delegera.
Inphiz löste kommunikationsutmaningen. Pålgårdsappen, som den kallas internt, är utvecklad för mobiltelefoner och var tillräckligt enkelt för användarna att ta till sig. Rätt personer ser rätt saker genom ett företagsanpassat behörighetssystem. Inphiz förenklade kommunikationen både för företagsledningens som truckföraren eller lastbilschauffören. Nu kan kommunikationen styras mot arbetsplatsen, mellan team, privat eller mellan chef och medarbetare.
Regelefterlevnad blir oerhört mycket enklare med Inphiz. En företagspolicy kan omedelbart publiceras till medarbetare på fältet för kvittens. Läskvittens i mobiltelefonen till olika grupper och skärningar i organisationen ger feedback tillbaka att alla har förstått. Ett certifikat, tillstånd eller intyg som behöver förnyas om en månad eller ett kvartal etc. aviseras automatiskt i förväg till medarbetaren och arbetsledaren så att de tillsammans arbetar för att lagar och regler följs. Ledningen och säljorganisationen kan snabbt kartlägga alla anställdas erfarenheter och behörigheter genom kraftfulla filtreringsvyer över alla anställda. Vid omställning eller kompetensutveckling kan man lätt se att vad olika utbildningsinsatser kostar och därmed optimera och planera bättre.
Pålgårdsappen möjliggör effektiv insamling av personlig data, anhöriginformation, behörigheter och certfikat såsom körtillstånd, förarbevis till att det dagliga arbetet kommuniceras effektivt och tydligt. Gamla långsamma processer med många olika digitala verktyg eller analoga verktyg som whiteboards eller utskrifter i fikarummet effektiviseras och digitaliseras med hjälp av Inphiz. Med resultatet att man snabbt kan agera på små som stora händelser. Ledningen kan till exempel omedelbart meddela förare kritisk information och vara säkra på att kommunikationen når fram.
Resultat
Tack vare Inphiz har Pålgårds fått ökad kontroll över verksamheten. Information kan snabbt följas upp och resursanvändning optimeras. Med tydligare insikter i att nyckeltal och produktionsmönster kan integreras skapades direkt andra identifierade förbättringsmöjligheter av Pålgårds som kan spara mer tid och pengar samt fokusera på rätt områden.
Regelefterlevnad är radikalt mycket enklare, vilket minskade risken för sanktionsavgifter och förelägganden vilket i sin tur kan se till att hälsa, miljö och säkerhet blir enklare.
Genom att effektivisera processer, minska administration och öka kommunikationen skapade Inphiz en tryggare arbetsmiljö och ökade engagemanget hos Pålgårds kranförare, åkare och administrativa personal.
I Inphiz dashbaord ser ledningen vad som krävs för att till 100% följa verksamhetens lagar och regler, och vart det finns avvikelser. I dashboarden beräknas kostnader och tid för kompetensförsörjningsinsatser och utbildningar samt ger indikation på vilka behov som ligger framöver. Hanteringen av certifikat, intyg och godkännanden behöver inte läggas in manuellt.
Utrullningen av systemet har varit mycket enkelt, och appen lätt att ta till sig för medarbetarna. För att ge den nyanställda ett gott första intryck följer Inphiz-teamet med under hela införandet.
Inphiz och den egna Pålgårdsappen är för Pålgårds lönsamt från dag ett! Minskat manuellt arbete frigör värdefull tid. Bättre regelefterlevnad. Ökat engagemang bland medarbetare gör att Pålgårdare är gladare.
Integrationer
Microsoft Teams, Azure AD för autentisering.
"Inphiz länkar till andra system. System som tidigare inte var mobila når medarbetarna med mobilen".
– Magnus Pålgård, Operation Manager.
Transport, hamn-& terminalhantering
Läs mer om vår bransch Transport, hamn-& terminalhantering eller besök Pålgårds hemsida för att veta mer.
Om Inphiz
Inphiz utvecklar digitala verktyg som skapar effektivare arbetsplatser för icke-desktop-anställda. Affärsidén bygger på att koppla ihop chefer och medarbetare genom att erbjuda verksamhetsbaserade företagsverktyg för bättre kommunikation och transparens i arbetet samt att skapa engagemang kring kompetensutveckling och arbetslivserfarenhet. Inphiz underlättar hanteringen av onboarding vid anställning och godkännande av företagets policyer och uppförandekoder så att chefer tillsammans med medarbetarna har koll på att compliance är 100% uppfyllt och regler följs.
Vill du veta mer om hur du kan skapa bättre arbetsplatser för non-desktop-anställda via Inphiz? Kontakta empower@inphiz.com för mer info.